Maîtriser son rétro-planning : la clé d'une communication événementielle réussie
Organiser un événement, c'est un peu comme diriger une orchestre : chaque note doit être jouée au bon moment pour créer une mélodie harmonieuse. Et la communication, c'est l'instrument qui va rythmer votre événement. Pour que votre message résonne auprès de votre public cible, un rétro-planning rigoureux est indispensable.
Pourquoi un rétro-planning ?
Le rétro-planning vous permet de :
- Visualiser l'ensemble de votre projet: Vous aurez une vue d'ensemble des tâches à accomplir, des délais à respecter et des ressources nécessaires.
- Gérer votre temps efficacement: En planifiant chaque étape, vous éviterez les imprévus et les oublis.
- Adapter votre communication: Vous pourrez ajuster votre stratégie en fonction de l'évolution de votre événement.
Les étapes clés de votre rétro-planning
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Définissez vos objectifs SMART:
- Spécifiques: Qu'est-ce que vous voulez exactement atteindre ? (Exemple : augmenter la fréquentation de 20%)
- Mesurables: Comment allez-vous mesurer votre succès ? (Exemple : nombre de billets vendus, taux d'engagement sur les réseaux sociaux)
- Atteignables: Vos objectifs sont-ils réalistes ?
- Pertinents: Vos objectifs sont-ils en ligne avec les objectifs globaux de votre événement ?
- Temporels: Quand souhaitez-vous atteindre ces objectifs ?
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Identifiez votre public cible:
- Qui voulez-vous toucher ? (clients potentiels, partenaires, grand public...)
- Quels sont leurs centres d'intérêt ?
- Quels sont les canaux de communication qu'ils utilisent ?
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Déterminez votre message clé:
- Quel est le message principal que vous souhaitez faire passer ?
- Quels sont les bénéfices pour votre public ?
- Comment vous différencier de la concurrence ?
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Choisissez vos supports de communication:
- Digitaux: Réseaux sociaux, site web, emailings, publicités en ligne...
- Print: Flyers, affiches, programmes...
- Autres: Relations presse, partenariats...
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Établissez un calendrier de communication:
- Lancement: Quand allez-vous annoncer votre événement ?
- Teaser: Comment allez-vous créer de l'attente ?
- Confirmation: Comment allez-vous rappeler votre événement à quelques jours de l'événement ?
- Post-événement: Comment allez-vous remercier les participants et prolonger l'engouement ?
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Allouez un budget:
- Quels sont les coûts liés à chaque action de communication ?
- Comment optimiser votre budget ?
un rétro-planning bien conçu est la clé d'une communication événementielle réussie. Il vous permet de coordonner toutes les actions de communication, d'optimiser votre budget et d'atteindre vos objectifs.
Voici d'ailleurs mon retroplanning à partir de mon expérience :
- 8 semaines avant : qui, quoi, où, comment + images
- 7 semaines avant : mail responsable et aux collaborateurs - partenaires -
- validation pour l’evenement
- établir : le public- message -support
- 6 sem. avant : BAT Affiche et flyer ( avec le graphiste)
- 4 sem. avant : impression communication ( avec l’imprimeur ou en ligne)
- Premier article sur le blog et NL - réseaux sociaux
- Affichage en ville et chez les clients qui acceptent
- 3 sem. avant : sur internet et premier FB ( la com online)
- 2 sem avant : flyer à distribuer - voir aussi Bpost ou les lieux clés - rappel FB
- Conférence presse => Date + rendez-vous avec les partenaires + responsable + service presse (si il existe)
- Mail à différents journalistes presse : pour invitation presse - Messenger !
- 10 jours avant : invitation presse + communiqué de Presse
- 9 jours avant : mailing via une Newsletter + distribution au magasin de flyer
- 7 jours avant conférence de presse et rappel FB et réseau
- 4 - 5 jours : relais article presse -
- jours "j" : photo + vidéo + live FB
- + 5 jours : relais résultat via FB et site web + photos
- Le après est aussi important !
Rétroplanning d'un événement - Comment bien s'organiser ?